Young Lions Czechia: Z manuálních registrací k automatizovanému digitálnímu ekosystému

Technické řešení rostlo postupně a obsahovalo řadu historických úprav. Největším problémem ale bylo velké množství manuální práce spojené s registracemi, přihláškami a správou uživatelů. Organizátoři museli řešit:

Souběžně bylo potřeba stabilizovat infrastrukturu a vytvořit základ pro další rozvoj.

První rok spolupráce jsem věnoval především technické správě a stabilizaci celého řešení:

Významnou součástí byla kompletní migrace infrastruktury z Forpsi na Active24 včetně převodu domén, DNS konfigurací a e-mailových služeb — bez přerušení provozu. Vzniklo tak stabilní prostředí připravené pro další rozvoj.

Po stabilizaci jsem se zaměřil na procesy registrací a přihlášek, které obsahovaly řadu manuálních kroků. Vzniklo nové řešení založené na:

Pro program Roger Hatchuel Student Academy vznikl samostatný registrační systém, který sjednotil celý proces od podání přihlášky přes nahrání dokumentů a automatickou komunikaci až po potvrzení a správu dat.

Stejný princip jsem rozšířil i na odevzdávání podkladů a další administrativní úkony — sběr dat, validaci vstupů a automatickou komunikaci. Organizátoři tak získali lepší přehled nad procesy a snížila se chybovost ručního zpracování.

Významnou část spolupráce představovalo propojení webu s komunitní platformou Circle. Cílem bylo odstranit manuální kroky spojené se správou členů a vytvořit automatizovanou cestu od registrace až po vstup do komunity. Řešení automatizovalo:

Uživatelé se díky tomu dostávají do komunity prakticky okamžitě, bez zásahu administrátora.

Během klíčových termínů — spuštění registrací a programů — jsem zajišťoval také technickou podporu týmu, monitoring systémů, řešení provozních incidentů a správu infrastruktury. Díky dlouhodobé znalosti projektu bylo možné reagovat rychle a minimalizovat komplikace.

Během dvou let vzniklo řešení, které propojuje registrace, přihlášky, komunitní platformu a administrativní procesy do jednoho funkčního celku. Automatizace klíčových workflow výrazně snížila administrativní zátěž organizačního týmu a vytvořila technický základ připravený pro další růst.